Menyelenggarakan Rapat

Prinsip Dasar

Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan menjawab enam pertanyaan pokok yang disebut dengan 5 W dan 1 H:
•WHY : Mengapa rapat ini perlu diselenggarakan.
•WHAT : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat.
•WHO: Siapa yang akan diundang
•WHERE: Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan
•WHEN: Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan
•HOW: Bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah rapat akan diselenggarakan secara berkala atau cukup

SYARAT – SYARAT RAPAT

Syarat – syarat rapat meliputi persiapan yang harus dilakukan sebelumnya, hingga yang harus disiapkan pada saat pelaksanaan rapat.

  1. Persiapan Rapat
    a. Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat
    b. Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
    c. Penentuan Tempat dimana rapat akan diselenggarakan
    d. Akomodasi yang dibutuhkan peserta untuk menghadiri rapat
    e. Konsumsi bagi peserta rapat
    f. Menentukan Media/Peralatan yang akan digunakan
  2. Pelaksanaan Rapat
    a. Ada masalah yang harus dipecahkan bersama
    Unsur rapat yang paling utama adalah ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, tapi tidak semua masalah harus melalui rapat, karena Rapat tanpa memecahkan suatu masalah hanyalah obrolan. Permasalahan harus jelas dan dapat dimengerti oleh semua peserta, sehingga harus dirumuskan dengan jelas.
    b. Ada partisipasi aktif dari peserta rapat: Peserta rapat adalah pihak yang menerima dan mendiskusikan permasalahan, memberikan sumbangan pemikiran, dan aktif terlibat dalam pemecahan masalah.
    c. Ada pimpinan dan ketua rapat
    Pimpinan Rapat merupakan poros gerak suatu rapat & menjamin ketertiban pelaksanaan rapat. Mereka berfungsi sebagai pengendali jalannya rapat dan bertanggung jawab agar jalannya rapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian peserta, terutama yang kesulitan dan tidak punya keberanian berpendapat, karena peserta yang diam belum tentu tidak tahu, kadang karena malu/takut salah.
    d. Ada notulis
    Notulis adalah orang yang mencatat hasil keputusan rapat, sedangkan hasilnya disebut dengan notulen.
    e. Ada media tulis atau media rapat
Omi Setiyawati
Kerja di: PT Kamadjaja Logistics
Posisi: Staff P.O.D (Port Of Discharge)
Job desc: menerima kelengkapan dokumen (stempel & tandatangan penerima) dr daerah maupun agen untuk ditagihkan menjadi invoice.
Testimoni (utk NSC) : kerja sambil kuliah ? Politeknik NSC tempatnya, krn bisa ambil jam kuliah flexibel tanpa mengganggu jam kerja.

0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.