Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip dibuat. sistem penyimpanan ini sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo. Filling sistem kronologi didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen diterima atau waktu dikirim keluar organisasi. Untuk surat masuk, penyimpanannya berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal  diterima surat tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
Langkah langkah dalam peyimpanan arsip sistem kronologis:

    1. Memeriksa Surat / Berkas adalah memeriksa kelengkapan surat dan menentukan identitas surat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip PT Kencana tertanggal 14 februari 2012, maka identitas surat = 14 februari 2012
    2. Mengindeks yaitu membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal dan sub-sub tanggal. Contoh:  Surat tanggal 14 februari 2012. Sehingga tanggal utama : 2012. sub tanggal : februari, sub-sub tanggal : 14
    3. Mengkode yaitu memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Contoh; Surat tanggal 14 februari 2012 maka Kodenya : 14/2/2012 atau 14-02-2012
    4. Menyortir yaitu memisahkan surat berdasarkan kode yang telah ditetapkan
    5. Menyimpan adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dengan klasifikasi surat.

Contoh:

Ari akan menyimpan arsip dari PT Kencana tertanggal 14 februari 2012


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *